Poznaj listę słów i zwrotów – na pierwszy rzut oka niewinnych i nieszkodliwych – których przenigdy nie powinno używać się w służbowych mailach.

Słowo wylatuje wróblem, a wraca wołem – mówi stare powiedzonko. Jako że w powiedzeniach jest zawsze sporo uniwersalnej prawdy, znajduje ono zastosowanie również w naszych czasach, w których coraz częściej piszemy e-maila zamiast rozmawiać.

Problem w tym, że niektóre słowa i zwroty zastosowane w wiadomości elektronicznej – podobnie jak nierozważne chlapnięcie językiem – mogą wyrządzić wielką krzywdę naszym relacjom biznesowym. 

To co napiszesz w mailu może zostać zachowane

Niezwykle ważne jest, aby szczególnie unikać niektórych niezwykle szkodliwych słów i zwrotów – ostrzegła ostatnio na łamach Advisor Perspectives Sara Grillo, publicystka ekonomiczna, były pracownik Lehman Brothers, absolwentka literatury angielskiej na Harvardzie i studiów MBA na NYU Stern.

Grillo zwraca uwagę, że w trakcie pisania maila trzeba niezwykle ostrożnie dobierać słowa i układać zdania. Nawet bardziej ostrożnie, niż podczas rozmowy. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta: to co napiszesz w mailu może zostać zachowane na przyszłość i wykorzystane przeciwko tobie!

Publicystka stworzyła listę słów i zwrotów – na pierwszy rzut oka niewinnych i nieszkodliwych – których przenigdy nie powinno używać się w mailach. Wyjaśniła dlaczego. Oto ta lista.

Zwroty, których nie powinno się stosować w biznesowych mailach

„Jestem rozczarowany”

Zwrotu “jestem rozczarowany” używają zazwyczaj rodzice w stosunku do niegrzecznych dzieci. Jeśli używają ich dorośli w stosunku do dorosłych w ramach relacji biznesowych, to łudzą się, że dzięki temu w dość elegancki sposób wyrażą właśnie swoje rozczarowanie jakimś działaniem, jakimś projektem, jakimiś liczbami. Według Grillo, jak na biznes jest to sformułowanie zbyt emocjonalne, „ustawiające” odbiorcę w defensywie.

“Nie rozumiem”

Jeśli w mailu pojawia się ten zwrot, powinna ci się zapalić czerwona lampka ostrzegawcza. To oznacza, że ten kto go użył jest dość mocno sfrustrowany. A to z kolei oznacza, że mogą pojawić się spięcia przy kolejnym kontakcie. Użycie takiego zwrotu w mailu może bez powodu popsuć relacje, lepiej zastąpić go takimi wyrażeniem, które przenosi „ciężar” na zadającego pytanie: „nie jestem pewien, czy dobrze zrozumiałem, mógłbyś mi to przedstawić jaśniej?”.

„Najwidoczniej”

„Najwidoczniej, te dokumenty które mi przesłałaś, były w nieakceptowanym przez program formacie” – pisze szef do sekretarki. I już wiadomo, że nie jest zadowolony z jej pracy. Według Grillo, nie powinno się używać tego zwrotu, bo on sugeruje, że osoba która popełniła jakiś drobny błąd, zrobiła tak niejako celowo, tymczasem tak oczywiście nie jest.

“To wspaniale, że…”

“To wspaniale, że masz MBA, ale w naszej firmie mamy pewien ustalony z góry system wynagradzania pracowników” –pisze prezes do osoby rekrutowanej na wysokie stanowisko. Nie wyczuwacie tutaj lekkiej drwiny? Mogła być ona niezamierzona, ale jednak występuje, dlatego lepiej nie stosować tego zwrotu – przekonuje Grillo.

“Obawiam się, że…”

Takim zwrotem rozpoczyna się maile, które zawierają złą wiadomość. Problem w tym, że ten zwrot nie jest stosowny, bo on sugeruje, że piszący chce jak najszybciej przekazać tą wiadomość i pożegnać się z odbiorcą wiadomość – wskazuje Grillo.

“Niestety, ale…”

Według Grillo to jest Król Niegrzecznych Zwrotów. Według publicystki, ten zwrot nigdy nie jest szczery. Osoba go stosująca chce zrobić z siebie ofiarę, a z odbiorcy – winnego. Powinna napisać „Przepraszam bardzo, ale…”, ale wtedy brałaby niejako winę na siebie.

Bycie stanowczym (a nawet niegrzecznym) czasami jest dopuszczalne

Grillo przyznaje, że bycie stanowczym, a może nawet trochę niegrzecznym(w umiejętny sposób), może być wielką zaletą w specyficznych sytuacjach biznesowych.

– Nie należy być w gorącej wodzie kompanym. Ale należy umieć odbijać piłeczkę, odpowiadać na zaczepki, prężyć muskuły. Świat biznesu jest przecież brutalny. A ludzie sukcesu potrafią przyciągać do siebie najlepszych i pozbywać się najsłabszych, tak to niestety działa, dlatego odnoszą sukcesy – zwraca uwagę Grillo.

Publicystka zaznacza, że jeśli od czasu do czasu chcemy być niegrzeczni (w skrajnych sytuacjach), musimy mieć 100-procentową pewność, że osoba z którą się skonfrontujemy, rzeczywiście jest winna (lub że rzeczywiście chcemy się jej pozbyć).

– Szczególnie ostrożnie trzeba stosować takie rozwiązania w wiadomościach elektronicznych. Pamiętaj, że wszystko co napiszesz i wyślesz, może zostać zapisane i zapamiętane, a nawet wykorzystane w przyszłości przeciwko tobie – podkreśla Grillo.

Zobacz także: Faktoring online i sprzedaż pojedynczych faktur – co warto o tym wiedzieć?